5 habitudes de courrier électronique des personnes très productives

Ping! Vérifier le courriel. Ping. Vérifiez à nouveau vos e-mails. Ping. Vérifier. Ping. Vérifier. Ping. Vérifiez.

Si vous êtes comme la plupart des gens qui sont assis devant un ordinateur toute la journée, cela vous ressemble probablement: lorsque vous ne répondez pas actuellement à un e-mail, vous cherchez à voir si vous en avez de nouveaux. Ensuite, quand quelque chose de nouveau arrive, vous le lisez, vous débattez de la manière de réagir, puis vous le jugez trop chronophage pour le moment. J'y reviendrai plus tard, pensez-vous. Et s'il n'y a rien de nouveau, vous vous demandez nerveusement pourquoi. Est-ce parce que ma boîte de réception est pleine?! Donc, vous continuez à vérifier toutes les 15 secondes jusqu'à ce que quelque chose apparaisse. »En attendant, supprimez tous les courriers indésirables qui ont depuis obstrué votre boîte de réception.

Mais une vie attachée à votre e-mail signifie les autres projets que vous voulez et «qu'il s'agisse de gros rapports ou de tâches personnelles» peut être reporté de plusieurs jours, semaines ou mois. Sans oublier, une nouvelle étude canadienne a révélé que l'hyper-vérification de vos courriels peut vous rendre (surprise!) Plus stressé. Nous avons donc demandé à cinq personnes qui ont une avalanche d'e-mails de répondre pour nous dire comment elles apprivoisent leur boîte de réception.

Poursuivez votre lecture pour découvrir leurs stratégies pour gérer la crevasse profonde et sombre des e-mails.

Je fais de nombreuses vérifications rapides des e-mails tout au long de la journée pour voir s'il y a quelque chose de hautement prioritaire et urgent qui est arrivé, mais je n'alloue que deux fois par jour pour traiter complètement les e-mails qui se sont accumulés. En regroupant tout le traitement des e-mails en gros morceaux, je peux être beaucoup plus efficace et réduire le sentiment de changer constamment de tâche.

”Jacob Bank, informaticien et co-fondateur et PDG de l'application de calendrier Timeful

Je réponds aux priorités dès que possible et je garde une correspondance claire et très positive. Sachant que je ne passerai toujours jamais tous les e-mails, je donne la priorité aux personnes qui demandent de l'aide et des opportunités qui soutiennent mon intention. Je n'ai pas non plus peur d'utiliser le! pour des priorités élevées ou un effet dramatique.

»Tara Stiles, instructeur de yoga, auteur du régime Make Your Own Rules (25 $, amazon.com) et partenaire de fitness de W Hotels

Le courrier électronique fonctionne pour une journée rapide- correspondance au jour le jour, mais lorsque j'ai quelque chose d'important à discuter ou des décisions à prendre, je décroche le téléphone. Il est toujours préférable d'entendre la personne à l'autre bout »l'inflexion dans sa voix. Les e-mails peuvent souvent être mal compris.

J'ai trouvé que traiter mon courrier en ligne comme le courrier postal fait des merveilles. J'ai créé des dossiers: tout, depuis le dossier maman, le dossier de cours d'entraînement, le dossier de la clientèle des célébrités, le dossier de la maison, le dossier du chalet d'été, le dossier médical, les dossiers des enfants, etc. , ou supprimer. Vous devrez également vous désabonner des fichiers indésirables. Le volume de courrier indésirable est énorme et passer du temps à supprimer chacun d'eux vous prend un temps précieux. Enfin, donnez la priorité aux e-mails qui nécessitent une attention particulière ce jour-là. Je clique sur répondre et les fais glisser vers le coin de mon bureau si je ne peux pas y accéder à ce moment-là, sinon j'utilise mon autre règle, ne laisse pas de demande par e-mail ».

”Kathy Kaehler, formatrice de célébrités, auteure et fondatrice de Sunday Set-Up, un club de saine alimentation

J'essaie de répondre aux e-mails dès que je les vois, sinon ils peuvent être poussés plus loin dans la boîte de réception et peuvent être ignorés. Je vous recommande d'être réactif mais pas superflu. En répondant rapidement et en rédigeant des e-mails courts et non fleuris, vous pouvez créer une image d'efficacité et d'attention. Même des mots courts comme «Merci» ou «OK» vous aideront à bâtir une culture de confiance et à signaler que vous êtes au top de votre boîte de réception.